Több mint tíz fellépő, több száz hallgató és egyetlen nap – miközben a gólyák önfeledten buliztak a Hungi Vigadóban, a háttérben hónapok munkájának gyümölcse érett be. Hogyan áll össze egy ekkora egyetemi rendezvény programja? Mennyire nehéz összehangolni a fellépők igényeit, a helyszínt és a több száz résztvevő mozgatását? A The Welcome Day egyik fő szervezőjét, Irimiás Vandát kérdeztük a kulisszák mögötti munkáról.
A szervezés már nyáron elkezdődik
Az SZTE összegyetemi gólyatábora idén is lehetőséget adott az elsőéves hallgatóknak, hogy közösen indítsák el egyetemi éveiket. Bár az idei rendezvény csupán egy napig tartott, az esemény színvonalából nem engedtek a szervezők: október 8-án több mint tíz előadó gondoskodott a fergeteges hangulatról a Hungi Vigadóban.
Egy ilyen kaliberű rendezvény azonban nem az esemény előtt néhány nappal kezdődik. A háttérben már jóval korábban elindulnak a szervezési folyamatok.
Mikor kezdődött az idei Welcome Day szervezése?
I.V.: Az első megbeszélésekre már a Szegedi Egyetemi Napokat követő időszakban sor került. A nyári fesztiválszezon után ugyanis a fellépőknek szinte azonnal indul a klubszezon, ezért a bookingot időben el kell kezdeni, ha nem szeretnénk lemaradni egy-egy olyan előadóról, akit mindenképpen szeretnénk meghívni.
Hányan dolgoztak a rendezvény előkészítésén?
I.V.: A rendezvényt megelőző munkálatokban alapvetően hárman vettünk részt. Az egész a lineup megtervezésével kezdődik, ezt követik a menedzsmentekkel való egyeztetések, majd az irodában folytatódik, a munka aprólékosabb és időigényesebb részével.
Egy rendezvény, ahol minden mindennel összefügg
Egy több száz vagy akár több ezer hallgatót megmozgató eseménynél egy apró változás is képes felborítani az egész menetrendet. A fellépők időpontjai, technikai igényei, a helyszín adottságai és a háttérben dolgozó stáb munkája mind szorosan összefüggnek egymással.
Mi jelentette a legnagyobb kihívást a szervezés során?
I.V.: A folyamat minden részének megvan a maga szépsége és nehézsége. Talán a különböző területek megfelelő összehangolása jelenti a legnagyobb kihívást egy ekkora rendezvény esetében. A fellépők időpontjaitól és technikai igényeitől kezdve a helyszín adottságain át, számos egymásra épülő részletet kell összehangolni, miközben egy-egy változás sokszor a szervezés más területeire is hatással van.
Ismert kedvencek és új impulzusok
A program összeállításánál a jó szervező nem csak azt veszi figyelembe, hogy melyik előadónak felel meg az időpont. A szervezőknek azt is szem előtt kell tartaniuk, hogy a közönségnek milyen igényei vannak, és hogyan lehet a lehető legjobban úgy felépíteni az esemény lineupját, hogy a lehető legtöbb hallgató érdeklődését fel tudják kelteni.
Hogyan állt össze az idei program?
I.V.: Az idei programban nagyobb számban kaptak helyet olyan fellépők, akik korábban már jártak nálunk és egyértelműen a közönség kedvenceivé váltak. Szerettünk volna olyan programot összeállítani, amelyben több, a hallgatók által már jól ismert és kedvelt előadó is visszatér.
Milyen szempontokat vettetek figyelembe a programok kiválasztásakor?
I.V.: Az elsődleges szempont mindig a hallgatók igénye: kik azok az előadók, akiket valóban szeretnek és szívesen látnának. Igyekeztünk úgy összeállítani a programot, hogy a szórakozni vágyók közül mindenki találjon olyan fellépőt, aki miatt szívesen eljönne a rendezvényre.
Melyik programelemet várod a legjobban szervezőként?
I.V.: Természetesen mindig van olyan előadó, akinek különösen várom a produkcióját, de szervezőként számomra az a legjobb része a rendezvénynek, amikor a helyszínen látom, hogy a hallgatók és a fellépők egyaránt jól érzik magukat. Ezek azok a pillanatok, amelyekért valóban megéri a több hónapnyi készülődés.
Ami a közönség számára láthatatlan
Egy jól működő rendezvény egyik legnagyobb paradoxona, hogy a háttérben rengeteg munkára van szükség ahhoz, hogy a közönség ebből szinte semmit ne vegyen észre. A programoknak időben el kell indulniuk, a fellépőknek meg kell érkezniük, a technikai feltételeknek működniük kell, a stábnak pedig minden helyzetre fel kell készülnie.
Volt olyan ötlet, amit szerettetek volna megvalósítani, de végül nem fért bele a programba?
I.V.: Úgy gondolom, hogy sikerült maximálisan kihasználni a helyszín adta lehetőségeket, így most nem tudnék olyan ötletet kiemelni, amelyet szerettünk volna, de végül nem sikerült megvalósítani.
Mekkora logisztikai feladatot jelent egy több száz, vagy akár több ezer hallgatót érintő rendezvény lebonyolítása?
I.V.: Egy ekkora rendezvény természetesen komoly logisztikai feladatot jelent. Az előkészületek minden szakasza különös odafigyelést igényel, hiszen rengeteg részletnek kell a megfelelő időben a helyére kerülnie és ehhez számos ember munkáját és a különböző területek feladatait is össze kell hangolni. Igyekszünk mindent alaposan megtervezni és előre átbeszélni, hogy a helyszínen már a lehető leggördülékenyebben menjenek a folyamatok. Úgy gondolom, hogy akkor végeztük igazán jól a munkánkat, ha a közönség ebből a háttérben zajló szervezésből szinte semmit nem érzékel, csak egyszerűen jól érzi magát a rendezvényen.
A Welcome Day idén is méltó módon köszöntötte az SZTE új hallgatóit: egy este, ahol a közös élmények és a zene kerültek a középpontba. Seladi, Molnár Tamás, KKevin, Parno Graszt és további előadók gondoskodtak a változatos zenei felhozatalról a Hungi Vigadóban.
A kérdés már csak az: Te ott voltál?
Szerző: Tóth Laura
